Principes applicables si report de date d'une AGO

Chers Participants du Forum Fiscal,

A la veille de la plupart des AGO, il est bon de rappeler les principes applicables en cas de report de la date de l’AGO.

 1. Contexte

En Belgique, reporter une assemblée générale ordinaire statutaire (AGO) est une démarche possible, mais elle doit respecter certaines règles précises, surtout si la date de l’assemblée est prévue par les statuts.

  2. Procédure à suivre 

Vérifier les statuts

 Consulter les statuts pour voir :

•  S'ils fixent une date précise pour l’AGO (par exemple : "le 15 mai de chaque année"), ce qui est obligatoire

pour les sociétés en vertu de l’article 2 :8 § 2 13° CSA); 

• Ou s'ils mentionnent uniquement un délai par rapport à la clôture des comptes (ex. : "dans les six mois après la clôture"). 

NB : Uniquement possible pour les ASBL où une disposition comparable à l’article 2 :8 § 2 13° CSA n’est pas reprise à l’article 2 :9 CSA.

Trois possibilités

Prorogation à 3 semaines par décision de l’organe d’administration

Le CSA prévoit la possibilité pour l’organe d’administration de proroger l’approbation des comptes annuels

à maximum 3 semaines (Article 5 :99 CSA pour les SRL et article 6 :84 CSA pour les SA). 

Cette possibilité de proroger à 3 semaines ne vaut que pour les AGO (approbation des comptes annuels et décisions

qui en dépendent comme la décharge aux administrateurs et au commissaire). 

Toutes les autres décisions prises par l’AGO restent valables, sauf si l’assemblée en décide autrement. 

Cette possibilité de proroger à 3 semaines n’est pas prévue pour les ASBL. 

Cette prorogation se fait « séance tenante », autrement dit après que l’assemblée générale est constituée. 

Dès lors, l’AGO doit avoir été convoquée avec l’ordre du jour normal et les documents obligatoires doivent avoir été transmis aux actionnaires dans les délais légaux. 

Légalement, la décision de proroger l’AGO ne doit pas être motivée mais compte tenu du fait que cette prorogation doit se faire dans l’intérêt de la société, il vaut mieux la motiver (raisons pratiques, désaccord

entre actionnaires, absence de quorum, indisponibilité des documents comptables, …) 

L’assemblée générale suivante doit avoir lieu 3 semaines après la 1ère assemblée. Un délai plus court est possible si l’assemblée y consent à l’unanimité. 

De nouvelles convocations doivent être envoyées et le nouvel ordre du jour doit au minimum contenir les points à l’ordre du jour de l’assemblée générale reportée. 

• En respectant les délais légaux ou statutaires de convocation (généralement 15 jours pour les sociétés), 

• Par courrier, e-mail ou publication selon ce que prévoient les statuts. 

Les actions déjà déposées et les procurations restent valables pour la nouvelle assemblée générale (sauf s’il y a de nouveaux points inscrits à l’ordre du jour). 

Mais attention : 

On ne peut pas dépasser les délais légaux (ex. : 6 mois après la clôture de l’exercice pour l’approbation des comptes). 

La prorogation n’interrompt pas les délais légaux pour l’approbation des comptes et leur dépôt. 

Attention à bien respecter ces délais, sinon, l’organe d’administration s’expose à des sanctions ou à une action en responsabilité. 

Ajournement de l’AG par décision de l’organe d’administration 

Il ne faut pas confondre le droit de prorogation légal avec le droit de l’organe d’administration et du commissaire d’ajourner une assemblée générale déjà convoquée. 

Ce droit ne peut être exercé qu’avant que l’assemblée générale ait débuté. 

Il vaut pour n’importe quelle assemblée générale (ordinaire ou extraordinaire). 

L’organe d’administration doit prévenir les actionnaires de l’ajournement en envoyant un avis d’ajournement et de nouvelles convocations doivent être envoyées. 

Comme dans le cas de la prorogation à 3 semaines, l’ajournement n’interrompt pas les délais légaux pour l’approbation des comptes et leur dépôt. 

Report de l’AG par décision de l’assemblée générale 

 L’assemblée générale doit dans ce cas être convoquée à la date statutaire et l’ordre du jour se limitera au vote sur le report de l’AGO. 

Dans ce cas les documents légaux ne doivent pas être envoyés avant l’AG ayant pour ordre du jour le seul report. 

L’organe d’administration fixera une nouvelle date avec l’approbation de l’assemblée  

L’AG pourrait décider de reporter la date de l’AGO à plus de 3 semaines mais cette date devra respecter les délais légaux (ex. : avant la fin des 6 mois après la clôture des comptes), 

Il faut envoyer une nouvelle convocation, avec : 

• La nouvelle date, heure et lieu ; 

• L’ordre du jour (approbation des comptes, décharge, etc…) ; 

• Les documents obligatoires (comptes, rapports, etc.). 

3. SANCTIONS POSSIBLES EN CAS DE NON-RESPECT

• Responsabilité civile des administrateurs (notamment si les comptes ne sont pas approuvés à temps) ; 

• Amendes (en cas de non-dépôt des comptes dans les délais à la Banque nationale de Belgique pour les sociétés) ; 

• Contestation des décisions par les actionnaires ou membres. 

Nous restons à votre disposition. 

Fabrice FOGLI